Jak wybrać firmę windykacyjną?

Nierzetelni kontrahenci to zmora wielu przedsiębiorców. Ciągłe upominanie się o rozliczenie przeterminowanych faktur jest nie tylko irytujące i czasochłonne, ale często również nieskuteczne. Z tego względu coraz większą popularnością cieszą się firmy windykacyjne, które zajmują się odzyskiwaniem należności w imieniu wierzycieli.

Wybierając firmę windykacyjną trzeba zebrać trzy typy danych, które są niezbędne do prawidłowego podjęcia decyzji, czy warto danemu podmiotowi zlecić odzyskiwanie swoich należności. Są to dane dotyczące samej firmy i sposobu, w jaki działa, dane dotyczące umowy i dane dotyczące kosztów przeprowadzenia windykacji.

Podstawową kwestią jest to czy wynajęta firma będzie realizowała swoje działania wyłącznie zgodnie z obowiązującym prawem. Drugą sprawą, na którą warto zwrócić szczególną uwagę jest zgodność zakresu działalności firmy windykacyjnej z bieżącymi potrzebami zleceniodawcy. Na przykład, firma realizująca tylko windykację polubowną nie będzie pomocna w sprawie, która być może będzie wymagała przeprowadzania egzekucji komorniczej. Kolejnym, niezwykle ważnym kryterium wyboru powinno być zaufanie, jakim firma windykacyjna cieszy się na rynku.

Wybór firmy windykacyjnej powinien być poprzedzony dokładną analizą rynku. Należy mieć świadomość tego, że będzie ona działać w imieniu wierzyciela i na jego rachunek. W praktyce oznacza to, że każdy nieprofesjonalny ruch z jej strony nie tylko zostanie odnotowany, ale przełoży na kwestie wizerunkowe firmy, w imieniu której występuje. Decyzja o podjęciu  współpracy nie powinna być więc przypadkowa.

Poszukując firmy windykacyjnej należy wybierać przede wszystkim spośród tych, których wiarygodność i skuteczność miała już okazję zostać pozytywnie zweryfikowana na przestrzeni dłuższego okresu przez innych klientów. Potwierdzeniem rzetelności firmy jest też jej przynależność do stowarzyszeń branżowych i rekomendacje przez nie udzielone. Warto zastanowić się również nad tym, jaki sposób rozliczania będzie w danej sytuacji najkorzystniejszy. Większość firm windykacyjnych stosuje jeden z dwóch modeli wynagradzania. Są takie, które pobierają opłatę wstępną i przyjmują do windykacji wszystkie wierzytelności bez ich uprzedniej weryfikacji. W tym wypadku opłata ta jest niższa, ale pobierana bez względu na poziom skuteczności windykacji. Druga forma rozliczenia opiera się na zasadzie success fee.

Racjonalne podejście do wyboru firmy windykacyjnej powinno obligować wierzyciela do odnalezienia odpowiedzi na kilka najważniejszych pytań:

• W sprawach jakiego typu specjalizuje się dana firma windykacyjna?
• Jak długo działa ona w branży?
• Jaką renomą cieszy się na rynku?
• Z jakiego rodzaju technik i narzędzi korzysta?
• Na jakim obszarze prowadzi działania? – Jakie są koszty windykacji? Jakiego rodzaju sposób rozliczenia preferuje (system zaliczkowy, opłata wstępna + prowizja za skuteczność, sama prowizja naliczana po pomyślnym odzyskaniu długu)?
• Czy w razie nieskutecznej windykacji firma windykacyjnej będzie w stanie przekazać sprawę do sądu?
• W jakim stopniu możliwe jest kompleksowe zarządzanie wierzytelnościami?
• Czy istnieje możliwość wdrożenia monitoringu płatności lub zastosowania pieczęci prewencyjnej?
• Na ile metody działania firmy windykacyjnej są etyczne?
• Czy realizowane są zasady dobrych praktyk windykacyjnych?

Oto kilka naszych porad.

1. Przeczytaj umowę.
Po pierwsze nie kieruj się hasłami reklamowymi typu: windykacja w 7 dni, na koszt dłużnika, 100% skuteczności. Zamiast tego przeczytaj dokładnie umowę windykacji, niby oczywiste, a jednak… Sam wielokrotnie byłem świadkiem, kiedy klient zlecał nam windykację bez zapoznania się z treścią umowy. 

2. Płatność tylko od efektu
To, co wydaje się standardem, niestety nim nie jest. Wiele firm poza prowizją obciąża wierzycieli innymi kosztami. Uważaj więc na „pułapki kosztowe” związane z opłatami:
– za wypowiedzenia umowy windykacji
– za ogłoszenie przez dłużnika upadłości lub umorzenie egzekucji
– za zastępstwo procesowe w przypadku niewyegzekwowania należności.
Nie chodzi tu zatem o samą prowizję, ale również inne koszty, chociażby związane z udziałem prawnika w toku postępowania sądowego i egzekucyjnego. Jeżeli firma windykacyjna zastrzega sobie prawo do obciążenia wierzyciela kosztami za pracę prawnika w sytuacji nieskutecznej windykacji, to może oznaczać, że nie jest pewna swoich możliwości i gwarantuje sobie zarobek w inny sposób.

3. Plan działania
Skuteczniejszego działania możesz oczekiwać od firmy, która przed przyjęciem zlecenia informuje wierzyciela, co ustaliła o dłużniku i co zamierza zrobić w sprawie. Ustalenie sytuacji majątkowej dłużnika przed przyjęciem zlecenia jest konieczne już na etapie przygotowania konkretnej oferty windykacji. Dla firmy przyjmującej wszystkie sprawy „w ciemno” priorytetem może być jak największa ilość zleceń, a nie jakość świadczonej windykacji.

4. Okres wypowiedzenia
Część firm windykacyjnych stara się związać swoich klientów umowami na wyłączność z długimi okresami wypowiedzenia. Na krótkie okresy wypowiedzenia mogą sobie pozwolić firmy, które są pewne swoich możliwości i umiejętności. Nie muszą wiązać klientów umowami na rok lub dłużej, ponieważ nie obawiają się rezygnacji z ich usług. Krótki okres wypowiedzenia to zwiastun szybkiego i efektywnego działania.

5. Doświadczenie w branży
Im większe doświadczenie w konkretnej branży, której windykacja miałaby dotyczyć, tym większe prawdopodobieństwo odzyskania należności. Specjalistami w swoim fachu są osoby znające specyfikę danej branży. Przykładowo firma windykacyjna specjalizująca się w odzyskiwaniu opłat telekomunikacyjnych, niekoniecznie będzie skuteczna w sektorze budowlanym lub rolniczym. Ponadto wiele kancelarii prawnych posiada windykację jako jeden z elementów swojej szerokiej oferty, co może mieć wpływ na skuteczność świadczonej windykacji.

6. Kontakt z osobą odpowiedzialną za windykację
Nie chodzi tylko o kontakt e-mail czy infolinię, ale o bezpośredni telefon do osoby prowadzącej sprawę. Decydując się na zlecenie windykacji dużej korporacji prowadzącej masową obsługę wierzytelności, musisz się liczyć z ryzykiem, że sprawa utknie w morzu innych spraw. Mniejsza firma nie działa schematycznie oraz umożliwia szybki kontakt z osobą faktycznie zajmującą się zleceniem.

7. Referencje
Uwiarygodnieniem skutecznego działania nie są anonimowe opinie w internecie, ale faktyczne referencje zadowolonych klientów, do których możesz zwrócić się o potwierdzenie skuteczności danej firmy.

Przeglądając oferty poszczególnych firm windykacyjnych, sprawdź przede wszystkim, czy w umowie nie kryją się jakieś dodatkowe koszty. Zwróć uwagę na kwestie naliczania prowizji oraz innych opłat. Ponadto dowiedź się, czy wynagrodzenie pobierane jest z góry, czy po wykonaniu windykacji.
Nie da się ukryć, że profesjonalne firmy windykacyjne kosztują. Trzeba jednak przyznać, że są warte swojej ceny. Nie oznacza to jednak, że korzystanie z takich usług kosztuje fortunę, zwłaszcza jeśli zdecydujesz się na windykację online.

Przy wyborze firmy windykacyjnej, prócz aspektu specjalizacji branżowej, powinieneś zwrócić także uwagę na zakres usług, jakie świadczy. Im szerszy zakres i bardziej kompleksowe podejście do klienta, tym większa gwarancja, że firma jest profesjonalna, rzetelna i skutecznie odzyska Twoje pieniądze. W przypadku usługi windykacji na zlecenie sprawdź, czy dana firma na etapie windykacji polubownej, świadczy usługi wizyt terenowych. Jest to ważne, ponieważ windykacja terenowa zwiększa sukces odzyskania długu na tym etapie, szczególnie kiedy działania biurowe nie dają rezultatu. Sprawdź również, czy przedsiębiorstwo posiada lub współpracuje z kancelarią prawną. W momencie, gdy skierujesz sprawę do windykacji sądowej taka współpraca, okazuje się bardzo cenna i pozwala zaoszczędzić Ci dużo czasu.

Profesjonalna windykacja długów https://www.icg-group.com/

• Umowa o dzieło wzór https://www.icg-group.com/wzory-umow/umowa-o-dzielo/
• Umowa pożyczki wzór https://www.icg-group.com/wzory-umow/umowa-pozyczki/
• Umowa usługi budowlane https://www.icg-group.com/wzory-umow/umowa-budowlana/